Tutorial Productivity Planner #2

Perencanaan Pekanan

Perencanaan pekanan adalah hal yang krusial dalam mengelola produktivitas kita. Agendakan satu jam setiap pekan untuk melakukan hal ini. Idealnya di hari dan waktu yang sama. Misalnya setiap hari Sabtu pk.08.00-09.00 atau Senin pk. 05.00-06.00, silakan tetapkan waktu yang paling pas bagi Anda.

Memetakan Peran

Aktivitas awal dalam perencanaan pekanan adalah menumpahkan segala sesuatu yang terpikirkan di atas kertas. Ada ruang khusus di planner Anda untuk melakukan hal ini (Lintasan Pikiran – halaman 5). Tuliskan berbagai komitmen, janji dan gagasan yang muncul dalam benak Anda. Namun, jika ingin lebih terstruktur, Anda juga dapat menggunakan halaman ini untuk memetakan peran dan prioritas atau komitmen di setiap peran.
Apa peran-peran yang penting bagi Anda? Saya misalnya:
  1. Penulis
  2. Ayah & Suami
  3. Content Creator
  4. Professional Trainer
(Ada tiga peran lain, namun tidak saya sebutkan di sini ya). Nah, ini adalah peran-peran yang saya anggap penting. Apa saja peran yang Anda anggap penting? Tuliskan 5-7 peran.
Setelah Anda tuliskan perannya, tetapkan prioritas di masing-masing peran untuk satu pekan ke depan. Semacam target keberhasilan di setiap peran.
Contoh:
  1. Penulis – menuntaskan naskah buku bab 1 sebanyak 20 halaman (ini terkait dengan tujuan 12 pekan saya).
  2. Ayah & Suami – menemani anak membaca buku minimal 15 menit setiap hari.
  3. Content Creator – memproduksi 3 video masing-masing berdurasi 5 menit.
  4. Professional Trainer – menghubungi 5 klien eksisting.

Memetakan Prioritas

Setelah menuliskan peran dan prioritas di setiap peran, kini saatnya Anda mengurutkan prioritas Anda. Mana yang masuk prioritas pertama? Mana prioritas kedua? Mana prioritas ketiga?
Prioritas Pertama harus terkait dengan tujuan 12 pekan Anda. Prioritas kedua dan ketiga bebas.
Dalam contoh saya, prioritas saya adalah sebagai berikut:
Prioritas Pertama:
  • Menuntaskan naskah buku bab 1 sebanyak 20 halaman.
Prioritas Kedua:
  • Menemani anak membaca buku minimal 15 menit setiap hari.
  • Memproduksi 3 video masing-masing berdurasi 5 menit.
  • Menghubungi 5 klien eksisting.
Nah, apa prioritas Anda pekan ini?

Mengasah Gergaji

Terakhir adalah bagian mengasah gergaji. Ini adalah istilah yang saya dapatkan dari buku 7 Habits of Highly Effective People-nya Stephen Covey. Esensinya adalah mengasah pikiran, jiwa dan raga agar kapasitas diri kita sanggup menanggung tugas dan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan kita.
Contoh:
  • Pikiran: menuntaskan membaca buku Simplify Your Life karya Elaine St James
  • Tubuh: jogging 20 menit senin, rabu, jum’at
  • Jiwa: membaca Qur’an dan terjemahan juz 29
Ini contoh dari saya, sekarang giliran Anda
productivityPlanner 4

Contoh perencanaan pekanan

Menjadwalkan Prioritas

Bagian terakhir dari perencanaan pekanan adalah menjadwalkan prioritas Anda (halaman 6-7). Teknik yang saya rekomendasikan adalah dengan membuat blok waktu. Blok waktu adalah waktu yang Anda alokasikan secara khusus untuk melakukan aktivitas kunci secara fokus, tanpa gangguan.
Prioritas pertama saya pekan ini adalah menuntaskan naskah buku bab 1 sebanyak 20 halaman. Maka, saya membuat blok waktu untuk menulis. Blok waktu yang saya alokasikan adalah pk.08.00-09.00 setiap hari. Saya memperlakukan blok waktu ini seperti sebuah janji penting. Blok waktu 1 jam ini saya masukkan ke kalender dengan cara memblokirnya seakan-akan saya sudah punya janji dengan orang lain – artinya saya tidak akan menggunakannya untuk aktivitas lain, hanya untuk prioritas yang sudah dijadwalkan.
productivityPlanner 5

Contoh blok waktu

Membuat blok waktu ini ibarat memasukkan batu besar dalam gelas. Jika kita punya pasir, kerikil, air dan batu besar. Kita perlu masukkan batu besar dulu agar ia muat di dalam gelas. Jika kita mendahulukan pasir, kerikil atau air niscaya batu besar tersebut tidak akan masuk ke dalam gelas. Batu besar ini adalah prioritas Anda.
Nah, Anda perlu membuat blok waktu untuk setiap prioritas Anda termasuk agenda untuk mengasah gergaji Anda.
Artikel sebelumnya :
http://nabikuidolaku.net/tutorial-productivity-planner-1/
Artikel selanjutnya :
http://nabikuidolaku.net/tutorial-productivity-planner-3/

Tutorial Productivity Planner #3

Perencanaan Harian

Menetapkan Prioritas Harian

Banyak orang yang terlihat sibuk, namun sebenarnya ia tidak produktif. Faktor yang menyebabkan hal ini adalah ia bekerja tanpa prioritas. Semua tugas dianggap sama pentingnya, dan ia mengerjakan semua. Ia mengerjakan tugas tanpa dianalisis terlebih dulu, mana tugas yang penting mana tugas yang kurang penting.
Setiap tugas pasti memiliki bobot yang berbeda-beda. Bergantung pada tingkat kepentingan dan kemendesakannya. Biasanya, semakin besar dampak sebuah tugas pada kehidupan kita, semakin pentinglah ia.
Namun menariknya, biasanya tugas-tugas yang penting itu kurang menyenangkan. Beberapa bahkan terkesan sulit. Akibatnya, kita cenderung menunda tugas-tugas penting seperti ini. Namun, untuk mengurangi perasaan bersalah, kita lalu menyibukkan diri dengan mengerjakan tugas-tugas yang tidak penting. Akibatnya apa? Kita menjadi pribadi yang nampak sibuk, namun tidak menghasilkan apa-apa. Sibuk tapi tidak produktif.
Maka, penting bagi kita menanyakan pertanyaan berikut ini setiap pagi:
“Apa satu hal terpenting yang dapat saya lakukan hari ini?”
Atau Anda juga dapat mengajukan pertanyaan yang lebih lengkap sebagai berikut:
“Apa satu hal terpenting yang dapat saya lakukan hari ini sehingga dengan melakukannya saya semakin dekat ke tujuan saya?”
Atau
“Apa satu hal terpenting yang dapat saya lakukan hari ini sehingga dengan mengerjakannya segala sesuatu yang lain menjadi lebih mudah?”
Jawaban dari pertanyaan ini adalah tugas terpenting Anda hari ini. Ajukan pertanyaan ini setiap pagi. Ini akan membantu Anda fokus pada prioritas terpenting Anda hari ini.

Mengerjakan Prioritas Anda dengan Fokus

Setelah menetapkan tugas terpenting Anda, segera jadwalkan kapan Anda akan mengerjakannya. Semakin awal Anda mengerjakannya semakin baik. Mengapa? Karena di pagi hari, kadar willpower Anda (baca: semangat) sedang berada di puncaknya. Anda memiliki kekuatan untuk mengerjakan hal-hal sulit yang membutuhkan pikiran jernih dan kreativitas.
Saat mengerjakannya, kerjakan prioritas Anda dengan fokus tanpa distraksi. Saya merekomendasikan teknik Pomodoro-nya Fransesco Cirillo. Tekniknya sebagai berikut.
  1. Atur timer di 25 menit.
  2. Kerjakan dengan fokus pekerjaan Anda selama 25 menit. Singkirkan semua gangguan. Pastikan Anda sudah mematikan notifikasi handphone dan memberitahu orang di sekitar Anda bahwa Anda perlu untuk fokus selama 25 menit ke depan.
  3. Setelah 25 menit, beristirahatlah selama 5 menit. Istirahat yang disarankan adalah bergerak, berdiri dari tempat duduk Anda dan berjalan ke sekeliling.
25 menit fokus + 5 menit break ini yang disebut satu sesi pomodoro. Anda boleh lakukan beberapa sesi pomodoro. Nah, kira-kira berapa sesi Pomodoro yang Anda perlukan untuk mengerjakan prioritas Anda? Tuliskan angkanya di bagian perencanaan harian.
Nanti, setiap kali Anda berhasil menuntaskan satu sesi pomodoro, beri tanda “x” di perencanaan harian Anda.
productivity Planner 2

Contoh Perencanaan Harian

Meninjau Ulang Hari Anda

Di akhir hari (sore atau malam hari) lakukan tinjauan ulang (review) terkait produktivitas Anda.
Pertama, periksa realisasi rencana Anda. Berapa sesi pomodoro yang berhasil Anda kerjakan? Tuliskan angkanya.
Kedua, apa saja lintasan pikiran yang muncul? Tuliskan di bagian lintasan pikiran.
Ketiga, seberapa produktifkah Anda hari ini? Tuliskan skornya, dimana 1 artinya sangat tidak produktif dan 10 artinya sangat produktif. Tuliskan alasan mengapa Anda memberi skor di angka tersebut.
Productivity Planner 3

Contoh Tinjauan Harian

Aktivitas sederhana seperti ini: merencanakan-melakukan-meninjau ulang tanpa Anda sadari akan meningkatkan semangat dan kebahagiaan Anda. Kebahagiaan ini membuat Anda semakin produktif dari waktu ke waktu.

Artikel sebelumnya :

Tutorial Productivity Planner #1

http://nabikuidolaku.net/tutorial-productivity-planner-2/

Tutorial Productivity Planner #1

Tahun demi tahun berganti, hampir tidak terasa. Kemana saja waktu berlalu? Apa saja yang sudah aku lakukan? Seberapa efektif aku telah menghabiskan waktuku? Apakah sebetulnya aku bisa melakukan hal yang lebih baik?

Satu hal yang aku yakini, yaitu bahwa kita harus selalu berusaha untuk menjadi lebih baik. Itulah mengapa beberapa orang melakukan ritual muhasabah akhir tahun. Ada juga yang berpendapat sebaiknya kita bermuhasabah setiap selesai sholat. Bagus sih, tapi biasanya selesai sholat pikiran sudah dipenuhi oleh hal-hal mendesak yang harus dilakukan saat itu. Jadi tidak ada salahnya jika tahun baru dijadikan momentum untuk merenungkan kembali apa saja yg sudah aku lakukan, dan mencoba hal baru untuk menuju ke arah yang lebih baik.

Tahun 2019 ini aku awali dengan penggunaan planner baru, diharapkan dengan planner ini hidupku bisa lebih baik lagi.

Planner ini dirancang untuk 12 pekan. Kenapa cuma 12 pekan? Berikut penjelasannya.

Perencanaan 12 Pekan

Fokus pada 1 Tujuan

Tujuan dari productivity planner adalah membantu Anda untuk fokus pada satu tujuan #1 Anda dalam 12 pekan ke depan. Kenapa hanya satu tujuan? Jawabannya sederhana: karena sukses tidak dibangun dengan mengejar banyak tujuan sekaligus. Sukses dibangun dengan mengejar satu tujuan, satu per satu. Mengejar terlalu banyak tujuan melelahkan kita, efeknya? Tidak satu pun yang tercapai. Inilah pentingnya fokus pada tujuan terpenting Anda. Bukan berarti Anda dilarang membuat tujuan-tujuan lain, bukan. Anda boleh menetapkan tujuan-tujuan lain. Namun, fokus Anda pada 12 pekan ini adalah pada satu tujuan terpenting Anda. Tujuan lain hanyalah sampingan.

Mengapa 12 pekan?

Pertama, meniru sistem periodisasi atlit. Saat akan mengikuti pertandingan, para atlit membutuhkan waktu setidaknya 12 pekan untuk mempersiapkan diri.
Kedua, waktu yang ideal untuk mempertahankan fokus. Tidak terlalu pendek, tidak juga terlalu panjang. Perencanaan 12 bulan alias setahun seringkali tidak efektif karena terlalu panjang bagi sebagian orang. Mengubah kerangka waktu dari 12 bulan menjadi 12 pekan adalah sebuah ide untuk memadatkan fokus dan energi kita.
Ketiga, memberikan efek tenggat waktu (deadline). Sudah menjadi rahasia umum, waktu paling produktif di sebuah perusahaan adalah tiga bulan terakhir. Mengapa? Karena sudah waktunya tutup buku. Target-target yang tidak tercapai di 9 bulan sebelumnya, tiba-tiba bisa tercapai hanya dalam 12 pekan saja. Bukankah ini ajaib? Artinya, sebenarnya 12 pekan adalah waktu yang sangat cukup untuk mewujudkan tujuan yang biasanya memerlukan waktu satu tahun.

Anatomi Perencanaan 12 Pekan (Hal. 3)

TUJUAN UTAMA

Apa satu hal yang ingin Anda wujudkan dalam 12 pekan ke depan?
Pertanyaan ini dapat diubah menjadi:
Apa satu hal yang ingin Anda wujudkan dalam 12 pekan ke depan sehingga dengan mewujudkannya maka hal-hal lainnya menjadi lebih mudah atau bahkan tidak diperlukan?
Intinya adalah memilih tujuan 12 pekan Anda secara hati-hati. Pastikan tujuan yang Anda pilih adalah tujuan yang memberi dampak signifikan pada kehidupan pribadi maupun profesional.
Di awal, tuliskan dulu semua tujuan yang terpikir oleh Anda di selembar kertas, lalu barulah pilih satu tujuan yang paling berdampak dan paling ingin Anda wujudkan dalam 12 pekan ke depan.
Tujuan yang Anda pilih boleh tujuan yang masuk dalam domain (area) pribadi, profesional, keluarga, keuangan, atau kontribusi ke masyarakat.
Ini beberapa contoh tujuan utama:
  • Menulis buku pertama.
  • Menurunkan berat badan.
  • Merekrut 500 reseller untuk produk X.

MOTIVASI

Mengapa tujuan ini penting bagi Anda?
Bagian kedua ini terkait dengan WHY-nya, alasan atau motivasi mengapa Anda menginginkan tujuan tersebut. Tanpa WHY yang kuat, Anda tidak akan mau berkomitmen dengan tujuan Anda. Maka, tanyakan ke diri Anda: mengapa tujuan ini penting bagi saya? Tanyakan berkali-kali sampai Anda menemukan jawaban yang menggetarkan hati Anda. Lalu tuliskan di planner Anda.
Contoh:
Tujuan Utama: Menulis buku pertama.
Motivasi: Karena buku adalah warisan abadi untuk keturunan saya. Buku adalah sarana untuk mewariskan keilmuan dan pengalaman yang saya dapatkan selama saya hidup.
Tujuan Utama: Menurunkan berat badan.
Motivasi: Karena tubuh adalah amanah. Tubuh yang sehat membuat saya semakin mudah dalam beribadah.
Tujuan Utama: Merekrut 500 reseller untuk produk X.
Motivasi: Karena ini adalah langkah awal yang dapat membuat bisnis saya menembus batas.
Tidak masalah jika motivasi Anda terkesan abstrak, karena sifat motivasi memang demikian.

BUKTI

Darimana Anda tahu bahwa tujuan tersebut sudah tercapai? Apa yang Anda lihat dan dengar?
Bagian ketiga ini bertujuan untuk membuat tujuan Anda menjadi lebih spesifik dan terukur. Sehingga ketika ada orang lain yang membacanya, pemahamannya sama antara dia dengan Anda.
Contoh:
Tujuan Utama: Menulis buku pertama.
Bukti: Naskah buku yang sudah diprint sebanyak 300 halaman kertas ukuran B5. Saya melihat desain cover buku saya.
Tujuan Utama: Menurunkan berat badan.
Bukti: Berat badan turun menjadi 65 kg. Saya melihat tubuh saya nampak lebih langsing dan dapat mengenakan gaun merah favorit saya. Saya mendengar orang berkomentar: “sekarang langsingan ya?” Saya juga merasa segar dan berenergi sepanjang hari.
Tujuan Utama: Merekrut 500 reseller untuk produk X.
Bukti: Saya memiliki 2 grup WhatsApp yang masing-masing berisi 250 reseller. Setiap hari saya melihat daftar pesanan dari reseller saya.

AKTIVITAS KUNCI

Apa saja tindakan yang perlu Anda lakukan untuk mewujudkan tujuan ini?
Di bagian terakhir ini, tulis dulu tiga tindakan yang terpikir untuk mencapai tujuan Anda. Nanti Anda dapat merevisinya sambil jalan. Tuliskan saja dulu apa yang sudah Anda ketahui.
Contoh:
Tujuan Utama: Menulis buku pertama.
Aktivitas Kunci:
  • Menulis 4 halaman setiap hari
  • Konsultasi dengan coach saya seminggu sekali
  • Menghubungi 5 penerbitan
Tujuan Utama: Menurunkan berat badan.
Aktivitas Kunci:
  • Olahraga minimal 30 menit setiap hari
  • Berhenti makan setelah jam 17.00
  • Stop minuman bergula
Tujuan Utama: Merekrut 500 reseller untuk produk X.
Aktivitas Kunci:
  • Membuat list manfaat jadi reseller produk X
  • Promosi di Facebook setiap hari
  • Konsultasi ke teman yang punya reseller ribuan
Terkait aktivitas kunci, bisa dibaca lebih lengkap di buku Life by Design (Darmawan Aji, Penerbit Metagraf, 2018)

Contoh isian perencanaan 12 pekan

Jika anda tertarik untuk memiliki productivity planner ini, silahkan hubungi saya.

Artikel selanjutnya :
http://nabikuidolaku.net/tutorial-productivity-planner-2/