Tutorial Productivity Planner #2

Perencanaan Pekanan

Perencanaan pekanan adalah hal yang krusial dalam mengelola produktivitas kita. Agendakan satu jam setiap pekan untuk melakukan hal ini. Idealnya di hari dan waktu yang sama. Misalnya setiap hari Sabtu pk.08.00-09.00 atau Senin pk. 05.00-06.00, silakan tetapkan waktu yang paling pas bagi Anda.

Memetakan Peran

Aktivitas awal dalam perencanaan pekanan adalah menumpahkan segala sesuatu yang terpikirkan di atas kertas. Ada ruang khusus di planner Anda untuk melakukan hal ini (Lintasan Pikiran – halaman 5). Tuliskan berbagai komitmen, janji dan gagasan yang muncul dalam benak Anda. Namun, jika ingin lebih terstruktur, Anda juga dapat menggunakan halaman ini untuk memetakan peran dan prioritas atau komitmen di setiap peran.
Apa peran-peran yang penting bagi Anda? Saya misalnya:
  1. Penulis
  2. Ayah & Suami
  3. Content Creator
  4. Professional Trainer
(Ada tiga peran lain, namun tidak saya sebutkan di sini ya). Nah, ini adalah peran-peran yang saya anggap penting. Apa saja peran yang Anda anggap penting? Tuliskan 5-7 peran.
Setelah Anda tuliskan perannya, tetapkan prioritas di masing-masing peran untuk satu pekan ke depan. Semacam target keberhasilan di setiap peran.
Contoh:
  1. Penulis – menuntaskan naskah buku bab 1 sebanyak 20 halaman (ini terkait dengan tujuan 12 pekan saya).
  2. Ayah & Suami – menemani anak membaca buku minimal 15 menit setiap hari.
  3. Content Creator – memproduksi 3 video masing-masing berdurasi 5 menit.
  4. Professional Trainer – menghubungi 5 klien eksisting.

Memetakan Prioritas

Setelah menuliskan peran dan prioritas di setiap peran, kini saatnya Anda mengurutkan prioritas Anda. Mana yang masuk prioritas pertama? Mana prioritas kedua? Mana prioritas ketiga?
Prioritas Pertama harus terkait dengan tujuan 12 pekan Anda. Prioritas kedua dan ketiga bebas.
Dalam contoh saya, prioritas saya adalah sebagai berikut:
Prioritas Pertama:
  • Menuntaskan naskah buku bab 1 sebanyak 20 halaman.
Prioritas Kedua:
  • Menemani anak membaca buku minimal 15 menit setiap hari.
  • Memproduksi 3 video masing-masing berdurasi 5 menit.
  • Menghubungi 5 klien eksisting.
Nah, apa prioritas Anda pekan ini?

Mengasah Gergaji

Terakhir adalah bagian mengasah gergaji. Ini adalah istilah yang saya dapatkan dari buku 7 Habits of Highly Effective People-nya Stephen Covey. Esensinya adalah mengasah pikiran, jiwa dan raga agar kapasitas diri kita sanggup menanggung tugas dan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan kita.
Contoh:
  • Pikiran: menuntaskan membaca buku Simplify Your Life karya Elaine St James
  • Tubuh: jogging 20 menit senin, rabu, jum’at
  • Jiwa: membaca Qur’an dan terjemahan juz 29
Ini contoh dari saya, sekarang giliran Anda
productivityPlanner 4

Contoh perencanaan pekanan

Menjadwalkan Prioritas

Bagian terakhir dari perencanaan pekanan adalah menjadwalkan prioritas Anda (halaman 6-7). Teknik yang saya rekomendasikan adalah dengan membuat blok waktu. Blok waktu adalah waktu yang Anda alokasikan secara khusus untuk melakukan aktivitas kunci secara fokus, tanpa gangguan.
Prioritas pertama saya pekan ini adalah menuntaskan naskah buku bab 1 sebanyak 20 halaman. Maka, saya membuat blok waktu untuk menulis. Blok waktu yang saya alokasikan adalah pk.08.00-09.00 setiap hari. Saya memperlakukan blok waktu ini seperti sebuah janji penting. Blok waktu 1 jam ini saya masukkan ke kalender dengan cara memblokirnya seakan-akan saya sudah punya janji dengan orang lain – artinya saya tidak akan menggunakannya untuk aktivitas lain, hanya untuk prioritas yang sudah dijadwalkan.
productivityPlanner 5

Contoh blok waktu

Membuat blok waktu ini ibarat memasukkan batu besar dalam gelas. Jika kita punya pasir, kerikil, air dan batu besar. Kita perlu masukkan batu besar dulu agar ia muat di dalam gelas. Jika kita mendahulukan pasir, kerikil atau air niscaya batu besar tersebut tidak akan masuk ke dalam gelas. Batu besar ini adalah prioritas Anda.
Nah, Anda perlu membuat blok waktu untuk setiap prioritas Anda termasuk agenda untuk mengasah gergaji Anda.
Artikel sebelumnya :
http://nabikuidolaku.net/tutorial-productivity-planner-1/
Artikel selanjutnya :
http://nabikuidolaku.net/tutorial-productivity-planner-3/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *